Zwingende elektronische Rechnungslegung an den Bund ab 1.1.2014

Wenn zu Ihren Kunden auch Dienststellen des Bundes zählen, sollten Sie sich umgehend mit den ab 1.1.2014 für die Rechnungslegung geltenden Bestimmungen auseinander setzen. Denn Sie werden kein Geld für Ihre Leistungen erhalten, wenn die Rechnungen nicht in der gewünschten neuen Form, sondern wie bisher, erstellt werden.

Während Rechnungen an andere Kunden in Papierform oder in irgendeiner elektronischen Form z.B. in Form einer pdf-Datei übermittelt werden dürfen, lässt der Bund ab 1.1.2014 nur mehr elektronische Rechnungen zu und schreibt sowohl das Datei-Format als auch den Übertragungs­weg genau vor.

Das Datei-Format ist vereinfacht ausgedrückt eine xml-Datei in einer bestimmten Struktur und mit bestimmten vordefinierten Inhalten. Das von den meisten Unternehmen anzuwendende Format heißt "ebInterface" und klingt komplizierter als es ist. Daneben gäbe es ein zweites zulässiges Dateiformat ("peppol"), das aufgrund des erforderlichen edv-technischen Aufwandes nur von besonders großen und/oder ausländischen Unternehmen verwendet werden wird.

 Wie erhält man eine Datei im Format ebInterface?

Der Übertragungsweg:

Wird eine elektronische Rechnung an den Bund über das Formular auf www.usp.gv.at erstellt, erfolgt die Übertragung durch einen weiteren Mausklick und Ihre Rechnung ist beim Empfänger angekommen.

In den anderen Fällen der Rechnungserstellung müssen die von Ihrem EDV-System produzierten Dateien irgendwie an den Bund übermittelt werden. Das darf nicht etwa per E-Mail erfolgen, sondern muss über die Funktion "Upload" des Unternehmens­service­portals erfolgen. Damit werden eine oder mehrere in Ihrem System erzeugte Rechnungen hochgeladen. Sollte ihr Unternehmen laufend eine besonders große Anzahl elektronischer Rechnungen an den Bund ausstellen, könnten diese auch vollautomatisch über die Funktion "Webservice" übertragen werden, deren Einrichtung allerdings einen erhöhten edv-technischen Aufwand verursacht.

Nähere Informationen finden Sie unter www.erb.gv.at. Bitte rufen Sie uns an, wenn Sie weitere Fragen in diesem Zusammenhang haben.

 

 

 


Gewährleistung: Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für unsere (hier naturgemäß nur kurz gefassten) Hinweise und Berechnungen keine Gewähr übernehmen können. Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten!