Vereinfachte elektronische Rechnungen ab 2013

In eigenen Angelegenheiten forciert die Finanzverwaltung elektronische Arbeitsabläufe um damit Kosten einzusparen. Hingegen wurde für Unternehmer die Ausstellung elektronischer Rechnungen durch einschlägige Regelungen aus Brüssel viele Jahre praktisch unmöglich gemacht. Damit ist ab 2013 Schluss.   

 

Um bisher einen Vorsteuerabzug zu ermöglichen mussten elektronische Rechnungen entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder durch das sogenannte EDI-Verfahren übermittelt werden. Beides Dinge, die aufwändig und unpraktisch waren, weshalb es elektronische Rechnungen im engeren Sinn kaum gab.     

 

Ab 2013 genügt es, wenn der Unternehmer, der eine elektronische Rechnung erhält, ein „innerbetriebliches Steuerungsverfahren anwendet, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der erhaltenen Leistung geschaffen wird“. Das bedeutet nichts anderes als irgendeinen Abgleich einer Rechnung zB mit Kostenvoranschlag, Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein etc.

 

Bei größeren Unternehmen wird es naheliegenderweise ausgeprägtere Prüfroutinen geben als etwa bei Ein-Personen-Unternehmen, in denen der Chef die Prüfung und Überweisung einer Rechnung selbst macht. Sinnvollerweise wird man die Prüfung einer Rechnung durch Abhaken einzelner Positionen und einem „OK-Vermerk“ dokumentieren bevor die Rechnung bezahlt wird.    

 

Elektronische Rechnungen über Umsätze ab dem 1.1.2013 können daher einfach als Datei (pdf, Text, xml ect.) per E-Mail, per E-Mail-Anhang, durch web-download, per Fax oder sogar mittels SMS und MMS übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde (Rechnungsempfänger) der elektronischen Übermittlung einmal zugestimmt hat.   

 

Achtung: Bei aller Vereinfachung lauert eine Falle. Rechnungen, die öfter als einmal im Original versendet werden, verursachen beim Aussteller eine zusätzliche Umsatzsteuerpflicht kraft Rechnungslegung, was ganz schön teuer werden kann. Eine Rechnung, die zB einmal per E-Mail und einmal in Papierform übermittelt wird, verursacht doppelte Umsatzsteuerpflicht! Das lässt sich jedoch dadurch vermeiden, dass auf der per E-Mail übermittelten Rechnung „Vorab-Rechnung“ oder „Entwurf“ oder Ähnliches vermerkt wird oder die Papier-Rechnung als „Duplikat“ bezeichnet wird. 

 


Gewährleistung: Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für unsere (hier naturgemäß nur kurz gefassten) Hinweise und Berechnungen keine Gewähr übernehmen können. Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten!