Führung des Kassabuches mit Excel?

Immer wieder werden wir gefragt, ob es zulässig ist, das Kassabuch nicht händisch, sondern mittels EDV insbesondere über Excel zu führen. Die Antwort lautet "prinzipiell ja", bedarf jedoch näherer Erläuterungen:

• Die Führung des Kassabuches mittels EDV muss ebenso wie die händische Kassabuchführung den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ entsprechen. Andernfalls sind die Aufzeichnungen formell nicht ordnungsmäßig und könnte dieser Umstand im Zusammentreffen mit anderen (materiellen) Mängeln letztendlich zu einer Schätzungsbefugnis der Finanzbehörde führen.
• Zur Ordnungsmäßigkeit gehört es insbesondere, dass Eintragungen chronologisch, vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Es soll nicht radiert werden und sollen keine Korrekturen erfolgen, die es ungewiss erscheinen lassen, ob sie bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später vorgenommen wurden.
• Umgelegt auf EDV bedeutet das, dass die eingesetzte Software keine nachträglichen Eintragungen, Veränderungen oder Ausbesserungen zulassen darf oder zumindest durch ein Begleitprodukt die laufenden Eintragungen protokolliert werden, sodass mittelbar die Einhaltung der zeitlichen Anforderungen (chronologisch, zeitgerecht) dokumentiert wird.
• Das gilt auch und insbesondere für Tabellen-kalkulationsprogramme wie Excel. Ohne begleitende Zusatzeinrichtungen (zB Protokoll wer, wann, was eingegeben hat; Kontrollsummen; Ausdrucke mit Datum und Abzeichnung durch den/die Zuständigen etc.) ist die Kassabuchführung mit Excel formell nicht ordnungsmäßig.

Der langen Rede kurzer Sinn: In den kleineren Fällen und wenn das Kassabuch eher nur wenige Eintragungen pro Monat enthält, sollten Sie wirklich bei der guten alten händischen Führung bleiben. Was das Auge sieht, glaubt das Herz. Wenn Sie in größeren Fällen und bei einer Vielzahl von Eintragungen über die Führung mittels EDV nachdenken, achten Sie bitte insbesondere beim Einsatz von Excel darauf, dass durch Ausdrucke, Protokolle, Paraphen etc. sichergestellt bzw. glaubhaft gemacht wird, dass keine nachträglichen Veränderungen von Eintragungen erfolgt sind.

Der Einsatz von Excel für die Führung des Kassabuches ohne begleitende Maßnahmen wird für sich alleine keine materielle Nichtordnungsmäßigkeit begründen. Die Richtigkeit des Kassabuchs kann jedoch nicht vorausgesetzt, sondern muss im Einzelfall vom Abgabepflichtigen nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden.

Gewährleistung: Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für unsere (hier naturgemäß nur kurz gefassten) Hinweise und Berechnungen keine Gewähr übernehmen können. Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten!