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Der "gläserne Unternehmer"

Eine Kritische Beleuchtung des Projekts Standard Audit File–Tax vulgo „SAF-T“
siehe gleichlautenden Beitrag von Prof. Dr. Günther Hackl in SWK 9/2009 S 449 ff

Vorbemerkung

Im 2. Halbjahr 2008 hat man aus der Finanzverwaltung sehr vereinzelt aber immer wieder den Ausdruck „Standard Audit File“ gehört, jedoch ohne zu wissen, ob sich dahinter Gutes oder weniger Gutes verbirgt. Im Dezember 2008 bzw im Jänner 2009 auf dem Steuertag wurde endlich konkretisiert, was darunter zu verstehen ist, und auch gleich die Umsetzung des Projekts für das 1. Quartal 2009 angekündigt. Aufgrund der weitreichenden, grundlegenden und kostspieligen Auswirkungen, die Standard Audit Files sowohl für Unternehmer als auch für Berater haben könnten, erscheint es zweckmäßig, nachfolgend die Grundzüge darzustellen und kritisch zu beleuchten.

1. Worum geht es?

Seit dem Jahr 2000 besteht die Verpflichtung, dem Betriebsprüfer elektronisch erstellte Buchhaltungsdaten in Form von Druckdateien oder Exportfiles zur Verfügung zu stellen.

Im Erlass des BMF vom 3. 7. 2000, AÖFV Nr 138/2000, ist genau geregelt, wie bzw. in welchen Dateiformaten diese Daten zur Verfügung zu stellen sind. Die Inhalte dieser Dateien sind jedoch nicht vordefiniert und werden nur durch § 131 Abs 3 und § 132 Abs 3 BAO umschrieben. Dadurch sind einer standardisierten Weiterbearbeitung und Prüfung über EDV gewisse Grenzen gesetzt.

Natürlich ließen sich Dateien, die inhaltlich und formal eine standardisierte Struktur aufweisen, viel leichter EDV-mäßig prüfen; sozusagen eine standardisierte Buchhaltung, die bis ins Detail einem einheitlichen Kontenplan folgt.

Die OECD hat – wohl auf Betreiben einzelner europäischer Finanzverwaltungen – eine solche standardisierte Prüfdatei entwickelt, die neben formalen auch inhaltliche Vorgaben enthält. Diese heißt „Standard Audit File – Tax“ oder abgekürzt „SAF-T“ und beinhaltet nicht nur die gesamte Buchhaltung mit einheitlichem Kontenplan, sondern auch Unternehmensstammdaten, Stammdaten zu Kunden und Lieferanten, Inventurdaten, Anlagen etc. Sozusagen der „gläserne Unternehmer“ – und alles in einer einzigen xml-Datei.

Die diesbezügliche OECD-Leitlinie stellt es den Finanzbehörden der Mitgliedstaaten frei, die Implementierung auf nationaler Ebene entweder verbindlich vorzuschreiben oder auf freiwilliger Basis vorzusehen. Die österreichische Finanzverwaltung beabsichtigt, eine Änderung des Erlasses vom 3. 7. 2000 [vorerst] dahin gehend, dass die elektronische Datenbereitstellung nicht nur wie bisher in Form einer Druckdatei oder eines Exportfiles erfolgen kann, sondern auch in der Form eines Standard Audit Files im xml-Format. Es würde somit eine zusätzliche weitere Möglichkeit der Datenbereitstellung eröffnet werden.

2. Auswirkungen und Kritik

Die Finanzverwaltung erhofft sich von SAF-T eine noch effektivere und raschere Abwicklung von Betriebsprüfungen als Vorteil und meint, dass auch aufseiten der Steuerpflichtigen und deren Berater Vorteile dahin gehend bestünden, dass

Bei näherem Hinsehen erkennt man jedoch, dass

Vielmehr stehen dem angeführten möglichen Vorteil für die Finanzverwaltung aufseiten der Steuerpflichtigen und deren Berater ausschließlich gravierende Nachteile gegenüber. Es ist daher nicht zu erwarten, dass von der Möglichkeit, freiwillig Standard Audit Files zur Verfügung zu stellen, in größerem Umfang Gebrauch gemacht wird.

2.1. Kosten

Um eine standardisierte xml-Datei zu erhalten, die dem SAF-T Standard entspricht, ist es insbesondere erforderlich, den individuellen Kontenplan mit dem vorgegebenen Rahmen zu verknüpfen, dh mit einem zusätzlichen Zuordnungsschlüssel zu versehen. Fachleute nennen das im EDV-Jargon „Mapping“. So einfach, wie es klingt, „mappt“ es sich aber nicht. In der Praxis weisen die meisten Kontenpläne zahlreiche individuelle Konten auf, und kaum ein Kontenplan gleicht dem anderen.

Einen teuren Vorgeschmack haben Unternehmer, Steuerberater und deren Mitarbeiter bereits vor einigen Jahren bekommen, als es erforderlich war, die Konten der Buchhaltung den Kennzahlen der Gewinn- und Verlustrechnung und der Bilanz in den Formularen E 1a bzw. E 6a und K 1 zuzuordnen. Beruhend auf diesen Erfahrungswerten schätzen Praktiker den Zeitaufwand für eine neuerliche und noch viel weiter gehende Kontenzuordnung nach dem SAF-T-Standard auf größenordnungsmäßig mindestens zwei bis vier Stunden pro Buchhaltung, in besonderen Fällen auch darüber hinaus. Wenn EDV-verliebte Theoretiker meinen, dass das Mapping nur wenige Sekunden pro Konto in Anspruch nimmt, mag das vielleicht für einzelne Konten stimmen, geht jedoch an der Praxis weit vorbei.

In Euro ausgedrückt, kann das Mapping pro Buchhaltung leicht 200 Euro bis 300 Euro kosten. Das macht bei zB 100 Buchhaltungen 20.000 Euro bis 30.000 Euro. Dabei sind Einschulungszeiten und -kosten dafür ebenso wenig mitgerechnet wie die Kosten für das Einpflegen von Angaben und Daten, die nicht aus der Buchhaltung gewonnen werden können. Wer soll das bezahlen? Da der Kostendruck gerade im Buchhaltungsbereich äußerst groß ist, werden viele Kanzleien diese Kosten nicht oder nur teilweise auf ihre Klienten überwälzen können.

Aber wer immer dafür geradestehen muss, in ganz Österreich kommt hier ein ganz schönes Sümmchen zusammen. Der Aufwand und die Kosten, die der Wirtschaft und den steuerehrlichen Unternehmern durch SAF-T erwachsen, scheint in keiner Relation zum Informationsgewinn für die Finanzverwaltung zu stehen. Die bösen Steuerhinterzieher wird man damit schon gar nicht fangen, denn diese haben entweder gar keine Buchhaltung oder geben keinen SAF-T her.

Angesichts der hohen Kosten im Zusammenhang mit SAF-T fragt man sich, was denn aus dem Beschluss der Bundesregierung vom 27. 4. 2006 geworden ist, gemäß dem die Verwaltungskosten für Unternehmen, die aus bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen entstehen, um 25 % gesenkt werden sollten? Diese Kosten und deren Ursachen wurden zwar umfassend erhoben, gesenkt wurde allerdings bis heute nichts. Gerade die Informationspflichten gegenüber der Finanzverwaltung werden von Jahr zu Jahr mehr statt weniger. Obwohl die Bereitstellung von Standard Audit Files derzeit nicht als Verpflichtung geplant ist, widerspricht sie dennoch der angeführten Kostensenkungsinitiative diametral.

2.2. Vertraulichkeit

Zunehmend mehren sich Stimmen, die der Handhabung der Druckdateien oder Exportfiles, die an Betriebsprüfer übergeben werden, kritisch gegenüberstehen. Diese Dateien mit den Buchhaltungsdaten des geprüften Unternehmens werden auf dem Notebook des Prüfers abgespeichert und dort weiter „behandelt“ und erst nach Abschluss der Prüfung gelöscht.

Im Organisationshandbuch der Finanzverwaltung ist in Pkt 8.14.3. ausdrücklich vorgesehen, dass nach Abschluss der Prüfung der „vollständige“, also der vom Unternehmen übergebene Datenbestand zu löschen ist, ausgenommen jene Daten, deren Aufbewahrung zur Dokumentation einer Prüfungsfeststellung nötig und unumgänglich ist. Es ist davon auszugehen, dass das in der Praxis auch geschieht. Dennoch befinden sich die Buchhaltungsdaten meist über viele Wochen auf einem „fremden“ Notebook und in vielen Fällen auch auf einem USB-Stick des Prüfers. Es beunruhigt sowohl uns Steuerberater als auch die geprüften Klienten, dass so sensible Daten über einen beachtlichen Zeitraum durch die Gegend getragen werden. Ein Notebook kann ja auch gestohlen werden, was in Zeiten wie diesen zunehmend vorkommen kann.

Der Vorschlag von Kollegen Dr. Karl Wascher, Graz, die Druckdateien oder Exportfiles nicht zu kopieren und nur am Prüfungsort vom Datenträger weg zu bearbeiten, hat daher einiges für sich.

Um wie viel sensibler als die in Druckdateien enthaltenen Informationen sind die Inhalte von Standard Audit Files, deren Umfang und Informationsgehalt insbesondere hinsichtlich Stammdaten, Kunden, Lieferanten etc. weit über die in Druckdateien enthaltenen Informationen hinausgehen? Es kann für ein Unternehmen katastrophale Auswirkungen bis hin zur Insolvenz haben, wenn eine SAF-T-Datei in die falschen Hände gerät. Bei aller Sorgfalt und allem Verantwortungsbewusstsein – es stellt sich schon die Frage, ob die Finanzverwaltung wirklich bereit ist, dieses Risiko zu tragen.

2.3. Verschwiegenheit

Schließlich bestehen Bedenken gegenüber Standard Audit Files auch im Hinblick auf den Datenschutz und auf die strenge berufliche Verschwiegenheitsverpflichtung des Wirtschaftstreuhänders. Je umfangreicher die in elektronischer Form offenzulegenden Daten sind, desto aufwendiger und noch verantwortungsvoller werden die Maßnahmen zur Einhaltung der Verpflichtungen im Zusammenhang mit Datenschutz und Verschwiegenheit sein müssen.

3. Zusammenfassung

An einem „gläsernen Unternehmer“ in einer xml-Datei besteht – abgesehen vom unendlichen Informationsbedürfnis der Finanzverwaltung – in der Praxis derzeit kein Bedarf, nicht einmal auf Basis der Freiwilligkeit.

Die durch SAF-T verursachten Kosten und der Schutz besonders sensibler Daten haben für Unternehmer und für deren Berater eine so große Bedeutung, dass derzeit unabsehbar ist, welche Konsequenzen eine allfällige spätere auch nur mittelbare Einschränkung der Freiwilligkeit haben könnte.

Die Verantwortlichen wären gut beraten, mit den diesbezüglichen OECD-Empfehlungen zurückhaltender umzugehen, als dies etwa auf anderer Ebene bei der Umsetzung von Basel II der Fall war. Lassen wir doch bei SAF-T andere Länder die Vorzugsschüler spielen!

Gewährleistung: Bitte haben Sie Verständnis, dass wir für unsere (hier naturgemäß nur kurz gefassten) Hinweise und Berechnungen keine Gewähr übernehmen können. Verantwortungsvolle Beratung muss alle Umstände des Einzelfalles beachten!